Tổng đài ảo hay tổng đài truyền thống giờ đây được các doanh nghiệp đặt lên bàn cân khi họ phải đối mặt với sự thay đổi đáng kể trong cách tương tác với khách hàng và quản lý cuộc gọi. Trong môi trường kinh doanh ngày nay, nhu cầu về tính linh hoạt, hiệu suất và sự tích hợp với công nghệ mới đã tạo ra một cuộc cạnh tranh quyết liệt giữa hai lựa chọn này.

Mục lục

  1. Tìm hiểu về tổng đài ảo và tổng đài truyền thống
  2. So sánh tổng đài ảo và tổng đài truyền thống
  3. Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo
  1. Tìm hiểu về tổng đài ảo và tổng đài truyền thống

#Tổng đài ảo

Tổng đài ảo là một hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động dựa trên công nghệ số và điện toán đám mây. Hệ thống hoạt động không dựa vào cơ sở hạ tầng điện thoại truyền thống mà thay vào đó sử dụng mạng Internet để xử lý cuộc gọi đi và đến. Tổng đài ảo thường được triển khai trên các máy chủ ảo trên đám mây, cho phép quản lý và điều hành cuộc gọi từ xa thông qua giao diện web hoặc ứng dụng điện thoại di động.

#Tổng đài truyền thống

Tổng đài truyền thống là một hệ thống tổng đài điện thoại cơ bản và phổ biến, sử dụng cơ sở hạ tầng điện thoại cố định hoặc di động truyền thống để quản lý và xử lý cuộc gọi. Hệ thống tổng đài này thường sử dụng các thiết bị phần cứng và máy chủ để thực hiện các chức năng liên quan đến cuộc gọi như kết nối, chuyển cuộc gọi và quản lý hàng đợi. Tổng đài truyền thống thường đòi hỏi một cơ sở hạ tầng và nhân lực cụ thể để cài đặt, vận hành và bảo trì.

2. So sánh tổng đài IP và tổng đài truyền thống

Cùng xem xét những yếu tố quan trọng trong quá trình lựa chọn giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống để hiểu rõ hơn về sự khác biệt và lợi ích mà mỗi loại tổng đài có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn

Thuộc tínhTổng đài IPTổng đài truyền thống
Tính năng– Cung cấp tính năng tiên tiến như giám sát cuộc gọi và tương tác với khách hàng.
– Đáp ứng các tính năng cơ bản như chuyển cuộc gọi và giữ cuộc gọi
Khả năng tích hợp– Dễ dàng tích hợp với các hệ thống CRM/ERP và công nghệ mới.– Yêu cầu quá trình tích hợp phức tạp và tốn nhiều thời gian và chi phí.
Thiết lập
– Nhanh chóng và dễ dàng với việc đăng ký và sử dụng ngay lập tức.– Tốn nhiều thời gian để thiết lập cơ sở hạ tầng và giấy tờ.
Chi phí
– Chi phí thấp hơn do không cần đầu tư lớn vào phần cứng và đào tạo nhân sự.– Đòi hỏi chi phí cao cho phần cứng và đào tạo nhân sự cũng như nâng cấp định kỳ.
Tính ổn định– Đảm bảo chất lượng cuộc gọi tốt với kết nối Internet mạnh và ổn định.– Có cơ sở hạ tầng ổn định nhưng dễ bị gián đoạn khi gặp sự cố phần cứng.
Dịch vụ khách hàng– Cung cấp dịch vụ tự động thông qua chatbot và trả lời tự động, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu.– Thường cần phải có nhân viên chăm sóc khách hàng để trả lời cuộc gọi.
Loại kết nối– Thường sử dụng VoIP cho phép gọi qua điện thoại, máy tính có kết nối internet.– Sử dụng mạng điện thoại cố định hoặc di động truyền thống.
Cơ sở hạ tầngDựa trên công nghệ số, có thể hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây hoặc máy chủ ảo.Sử dụng cơ sở hạ tầng điện thoại truyền thống.

3. Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo

Lựa chọn giữa mua và thuê tổng đài ảo phụ thuộc vào tài chính, quy mô và mục tiêu kinh doanh của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét cụ thể tình hình của công ty và nhu cầu sử dụng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Thuộc tínhThuê tổng đài ảoMua tổng đài ảo
Chi phí đầu tư ban đầuKhông cần đầu tư quá nhiều ban đầu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài chínhĐòi hỏi đầu tư lớn vào phần cứng và cơ sở hạ tầng.
Chi phí vận hành
Linh hoạt, tùy theo nhu cầu, có nhiều lựa chọn giá thấp chỉ từ 300.000/tháng.
Chi phí điện năng và nhân sự quản lý.
Quản lí và vận hànhKhông cần nhân sự IT chuyên trách, hỗ trợ kỹ thuật, hoạt động trên nền tảng Cloud, không đòi hỏi việc xây dựng và duy trì phòng server riêng.Yêu cầu nhân sự IT chuyên trách và phòng server, luôn cần túc trực và duy trì ổn định hệ thống, nâng cấp nhiều thứ
Khả năng tích hợpTích hợp dễ dàng với các ứng dụng và dịch vụ khác.Tích hợp phức tạp, yêu cầu quá trình tích hợp.
Nâng cấp và mở rộngLinh hoạt và tiết kiệm chi phí cho việc mở rộng.Đòi hỏi đầu tư thêm khi cần nâng cấp hoặc mở rộng.
Đối tượng sử dụngPhù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cá nhân chuyên cung cấp dịch vụ.Thích hợp cho các doanh nghiệp lớn và có nguồn lực đầu tư mạnh.

Trên đây là những thông tin mà DTEL muốn gửi đến bạn đọc hiểu hơn về sự khác biệt giữa hệ thống tổng đài ảo và tổng đài truyền thống. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc theo dõi và cập nhật các giải pháp tổng đài phù hợp nhất là chìa khóa để giữ cho doanh nghiệp luôn ở trạng thái cạnh tranh và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong thời đại số hóa ngày nay.