Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc tạo dựng một hình ảnh chuyên nghiệp và tạo sự thuận tiện cho khách hàng là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Để đáp ứng nhu cầu này, việc áp dụng “tổng đài ảo” đang trở thành một lựa chọn không thể bỏ qua.
Vậy tổng đài ảo là gì? Sử dụng dịch vụ tổng đài ảo có lợi ích gì? Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tổng đài ảo? Doanh nghiệp nên chọn dịch vụ tổng đài ảo nào cho phù hợp?
Để các bạn không chờ đợi lâu, hãy để Dtel chúng tôi giải đáp giúp bạn ở ngay bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
- Tổng đài ảo là gì?
- Lợi ích của tổng đài ảo đối với doanh nghiệp
- Cách chọn tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp của bạn
- Vì sao nên chọn dịch vụ tổng đài ảo DTEL cho doanh nghiệp của bạn
- Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo hay còn được gọi là “tổng đài VoIP” (Voice over Internet Protocol), là một hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động trên nền tảng mạng internet. Thay vì phải phụ thuộc vào các hệ thống điện thoại truyền thống, tổng đài VoIP sử dụng kết nối internet để truyền tải giọng nói và dữ liệu âm thanh qua các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thông minh hay điện thoại IP.
Tổng đài ảo tiện ích đa chức năng
- Lợi ích của tổng đài ảo đối với doanh nghiệp
Ưu điểm của tổng đài ảo là rất rõ ràng, không chỉ đối với doanh nghiệp sử dụng mà còn đối với các đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài ảo:
Tiết Kiệm Chi Phí: Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí so với việc sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống. Không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng phức tạp, chi phí vận hành và duy trì cũng được giảm thiểu.
Tính Linh Hoạt và Làm Việc Từ Xa: Nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối internet, tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc từ xa và linh hoạt trong quản lý thời gian làm việc. Các doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô tổng đài của mình mà không cần đầu tư thêm chi phí.
Tích Hợp Ứng Dụng: Tổng đài ảo có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác như CRM giúp cải thiện quy trình làm việc. Thông tin khách hàng và lịch sử tương tác có thể được đồng bộ hóa tự động, giúp nhân viên tương tác hiểu rõ hơn về khách hàng. Việc tối ưu hóa tương tác khách hàng và quy trình công việc, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội thị trường hiệu quả hơn.
Tương Tác Thời Gian Thực: Các tính năng như chuyển cuộc gọi, hội nghị trực tuyến và trả lời tự động giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng trong thời gian thực. Cung cấp trải nghiệm tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng một cách ngay lập tức. Điều này được thực hiện thông qua việc truyền tải và xử lý thông tin trong thời gian thực, mang lại lợi ích quan trọng.
Tối ưu hóa trải nghiệm đến khách hàng: Tổng đài ảo không chỉ tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng mà còn cung cấp nhiều lợi ích khác. Hệ thống tự động điều hướng cuộc gọi đến các phòng ban cụ thể, lưu trữ thông tin quan trọng, tiếp nhận thông tin khi không có nhân viên trực tổng đài hay bị sự cố kỹ thuật.
Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện quá trình chăm sóc khách hàng và tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Hệ thống tổng đài ảo giúp đảm bảo rằng mọi cuộc gọi quan trọng được xử lý một cách hiệu quả, giảm nguy cơ sai sót và thiệt hại cho doanh nghiệp, đồng thời cung cấp tính linh hoạt và tiện ích đáng kể.

Tổng đài ảo đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
- Cách chọn tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp của bạn
Việc chọn một tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp của bạn có thể là một quyết định quan trọng. Doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài để lựa chọn một tổng đài ảo phù hợp, cũng như tương thích với nhu cầu kinh doanh.
Doanh nghiệp nên xác định nhu cầu cụ thể: Liệu bạn cần một tổng đài ảo để quản lý cuộc gọi đến, ghi âm cuộc gọi hoặc để tích hợp với các ứng dụng khác nhau như CRM, email, hay chatbot không?
Dịch vụ và tính năng: So sánh các dịch vụ và tính năng mà các nhà cung cấp tổng đài ảo cung cấp. Người mua có thể quan tâm đến ghi âm cuộc gọi, tổng đài tự động, quản lý cuộc gọi thất bại và nhiều tính năng khác.
Quy mô doanh nghiệp: Quy mô, ngành nghề hay số lượng nhân viên của doanh nghiệp có ảnh hưởng đến sự lựa chọn của bạn. Một số tổng đài ảo dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, trong khi các doanh nghiệp lớn có thể cần một giải pháp tối ưu hơn.
Tích hợp, mở rộng và tính bảo mật: Xem xét khả năng tích hợp tổng đài ảo với các ứng dụng khác mà doanh nghiệp đã sử dụng hoặc có kế hoạch sử dụng trong tương lai, có khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh đó tổng đài ảo cần đảm bảo tuân thủ các quy tắc về bảo mật và quyền riêng tư.
Chi phí vận hành: So sánh chi phí của các dịch vụ ở nhiều nhà mạng khác nhau, bao gồm cả chi phí ban đầu và phí hàng tháng. Hãy xem xét ngân sách của doanh nghiệp đề ra và xác định giá trị mà bạn nhận được từ dịch vụ.
Hỗ trợ kỹ thuật và chính sách hậu mãi: Đảm bảo rằng nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt và có khả năng giúp bạn giải quyết các vấn đề nhanh chóng trong thời gian sử dụng và sau khi mua gói dịch vụ.

Cân nhắc và lựa chọn tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp của bạn
- Vì sao nên chọn dịch vụ tổng đài ảo DTEL cho doanh nghiệp của bạn
Trong thời đại số hóa hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo DTEL đang trở thành một công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp. Không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình quản lý cuộc gọi mà còn cung cấp nhiều lợi ích quan trọng khác cho sự phát triển và thành công của bạn.
Tính linh hoạt trong việc sử dụng: Dịch vụ tổng đài ảo DTEL cho phép bạn tiếp nhận cuộc gọi qua điện thoại bàn, điện thoại di động và máy tính. Điều này giúp bạn duy trì tính liên tục trong việc quản lý cuộc gọi từ bất kỳ đâu.
Phù hợp với mọi quy mô: Từ cá nhân, chủ cửa hàng nhỏ đến doanh nghiệp lớn, dịch vụ tổng đài ảo DTEL có khả năng đáp ứng các nhu cầu khác nhau và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
Chi phí gọi cạnh tranh: Bạn chỉ phải thanh toán cước gọi và phí sử dụng dịch vụ hệ thống trong khoảng thời gian bạn đã chọn (6 – 12 tháng). Điều này giúp kiểm soát tốt ngân sách với cước gọi từ 330đ/phút được tính tuỳ theo ngành hàng và thời lượng sử dụng, đảm bảo bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn sử dụng. Cước gọi thường được tính dựa trên thời lượng và ngành hàng cụ thể, cho phép bạn tùy chỉnh dịch vụ theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Tùy chỉnh dễ dàng: Doanh nghiệp hay cá nhân đều có thể tùy chỉnh hệ thống tổng đài ảo DTEL để phù hợp với yêu cầu và quy trình làm việc riêng của doanh nghiệp.
Dịch vụ giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất bằng cách tự động hướng dẫn cuộc gọi đến các phòng ban cụ thể hoặc người cần liên hệ.

Dịch vụ tổng đài ảo DTEL phù hợp với mọi doanh nghiệp
Chúng tôi hy vọng rằng qua bài viết này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về sự quan trọng của tổng đài ảo trong thời kỳ công nghệ số hóa. Đối với mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, sự hỗ trợ của một hệ thống tổng đài ảo có thể là yếu tố tạo nên sự thành công và sự phát triển theo phong cách riêng.
Hãy liên hệ https://tongdaicloud.vn/ để khám phá thêm về tổng đài ảo có thể làm thay đổi cách bạn kinh doanh và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. DTEL sẽ sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên con đường chinh phục thành công mới !